Comment gagner 10 heures de travail par jour dans votre entreprise?

Je m'écarte un peu du 2.0 aujourd'hui (quoi que) pour vous faire part d'un fléau, pas très nouveau mais toujours très présent.

Qui n'a jamais reçu un mail avec la moitié de la société en copie (quand ce n'est pas toute la société) vous avertissant qu'il ne faut plus utiliser de linguette biiiiip parce que sinon vos enfants vont mourir, ou pour vous alerter de la disparition de la petite Céline de 7 ans? ET quinze jours après on reçoit en force 150 mails de Mr Chang qui est spécialiste des matériel TV, HighTech et qui s'excuse de nous "attraper du temps" (ils n'ont pas google traduction en Chine, ça se voit!!).

Alors un conseil tout simple à diffuser (et comme on est en entreprise 2.0, c'est facile) pour éduquer vos collaborateurs.

Avant de faire un Forward CC : tous, vérifiez deux choses :

- 1 / que le message est vrai ou non sur Hoaxbuster.com. ou sur un moteur de recherche. C'est simple on copie/colle une partie du texte (le nom du disparu ou la marque en cause...) et on recherche

- 2/ si le message est vrai, assurez-vous que la date des faits est encore d'actualité. Le problème a peut être été réglé entre temps.

Il vaut mieux qu'une personne (celle qui reçoit le message en premier) perde 5 minutes à faire son enquête plutôt que de forwarder ce message lu par 200 personnes, plus reforwarder à toute leur famille ce qui fait perdre 3 minutes par personnes soit 600 minutes = 10 heures de travail !! sans compter les spams qui en découlent.

Je sais que cela n'est pas très à la mode de parler de cela mais à l'ère du 2.0 et de la collaboration il est aberrant de voir cette plaie persister et de voir des gens forwarder encore ce genre de message alors qu'il est si simple d'éviter cette perte de temps et de réduire ses spams qui pour rappel constituaient 95% des Emails diffusés en 2009 dans le monde!...

Méfions-nous de certains "Gourous auto-proclamés" du web&E2.0

L'entreprise 2.0 à le vent en poupe, on en entend parler ici et là , comme une chose mystérieuse et envoutante, difficile à apprivoiser mais tellement prometteuse.... Tellement prometteuse que certaines personnes (bien intentionnées ou non) vont venir prêcher la bonne parole, vont vous dire que pour vous la crise est terminée, qu'un océan bleu (cf. Stratégie océan bleu) s'ouvre à vous, que cela ne va pas être facile mais que celui qui gravira la montagne sera l'"Elu", le maître dans son domaine, envié de tous, pris pour exemple par ses concurrents voire les politiques ou les économistes tel l'Exemple à suivre, qu'ils vont vous former, vous modeler et vous transformer en papillon!
Et alors me direz-vous, quel est le problème?
Le problème est que vous avez votre entreprise à faire tourner, du chiffre à faire rentrer, vos hommes à manager... en même temps qu'appliquer les préceptes du gourou et convaincre vos hommes pour en faire des fidèles.

C'est là que les choses se compliquent, comment gérer les incompréhensions, les réticences, les doutes, les appréhensions. Que faire de vos meilleurs éléments qui ne s'y retrouvent pas ou qui n'y voient pas leur intérêt?

Les gourous vous diront que ce sera dur, que c'est normal si certaines personnes ne veulent pas suivre. Oui mais est-il normal que certains éléments se sentent démotiver ou sur la touche? Vous n'êtes pas chez IBM, ni chez Cisco, ou Toyota, vous avez peut-être une PME d'une centaine d'employés et si vous perdez vos 5 ou 10 meilleurs éléments, votre PME ne sera alors qu'une coquille vide pleine de bonnes intentions mais sans bras.

Alors ILS vous diront encore que c'est normal, pire, que ce n'est pas grave, qu'en mode collaboratif, il n'y a pas besoin de tout ce beau monde, que les gains de productivité iront plus vite que les pertes humaines. Mais quand même, qui va décider ? Qui aura la bonne idée? Qui va faire exploser mes ventes sur tel marché? Qui va faire en sorte que le système fonctionne? Le web2.0 et ses gourous...? NON, personne.

Moralité : Méfiez vous des belles paroles, des chiffres qui font tourner la tête, des réorganisations trop peu organisées (cf. Une désorganisation invisible) et des exemples vertueux. Un seul conseil rester le maître à bord, maitriser votre mutation, allez y d'un pas ferme mais pas trop vite, le français n'aime pas le changement, il faut l'accompagner en douceur. Ce n'est pas un jeu (un loterie ou roulette Russe selon les cas), c'est une démarche qui prendra du temps, mais qui ne doit pas coûter d'hommes pour que les fruits soient visibles rapidement... Qui sont-ils d'ailleurs ces gourous, d'où viennent-ils et qu'ont-il a gagner eux... ils viennent, ils passent et repartiront: en laissant les problèmes s'accumuler sans état d'âme... Leur passage "éclair" et intervention éphémère laisseront des traces, c'est sûr, qu'elles soient bonnes pour la survie de l'entreprise et le bien-être de ceux qui restent restent en suspens... Finalement les risques c'est vous qui les prenez... Alors attention, choisissez bien votre gourou...

Une désorganisation invisible...

Il y a un risque en phase de mutation 1.0 vers le 2.0 qui est de se concentrer sur la réalisation, la transformation et les mouvements de la mutation et perdre de vue l'importance de l'application de la stratégie. Ces deux actions doivent impérativement être menées en parallèle et ne jamais être perdues de vue.

J'aime les images et j'apparente cette transformation à celle d'une chenille, petit insecte aillant un rendement efficace mais peu rapide et vulnérable. Cette petite chenille voit grand et veut devenir papillon, plus rapide changeant de direction au gré du vent sans jamais tomber, ses couleurs font pâlir tous les autres de jalousie,... mais pour en arriver là, il faut passer par la phase de chrysalide, chose incertaine, cachée, moche, on ne sais pas trop à quoi cela ressemble à l'intérieur, tout est en transformation, (les pattes deviennent des ailes, les mandibules une trompe, des antennes (pour affiner sa veille) qui sortent d'on ne sait où...)

Il faut garder à l'esprit que la mutation d'une entreprise vers le 2.0 ressemble à une chrysalide. Il se passe beaucoup de choses sans réellement savoir ce que c'est mais l'objectif et la stratégie sont bien clairs, devenir plus visible, plus rapide, plus vendeur, dans un nouvelle océan bleu.

Alors quoi?

Et bien imaginez le sentiment de vos collaborateurs lorsque ils voient leur entreprise (oui c'est un peu la leur aussi, laissez leur ce plaisir), celle pour laquelle ils se lèvent tous les matins, ...en phase de chrysalide? Le succès passe uniquement par la motivation... La nature de l'homme n'aime pas le changement. Vous pourrez mettre tous les outils 2.0, ouvrir tous les réseaux sociaux, appeler au travail collaboratif et au partage de l'information, si vos managers ou vos employés ne sont pas motivés votre chrysalide n'aura jamais le temps de devenir papillon... les points à développer et à surveiller :

- Assurez vous que vos managers sont partants, non contraints, qu'ils peuvent rester des managers, qu'ils auront une valeur plus grande lorsqu'ils seront papillons et qu'ils sont prêts à être "moteur". Pour ce point il s'agit d'investir sur l'avenir. Ce qui vaut pour le mulet et leur carotte, vaut pour l'homme

- Assurez vous que vos employés ont compris que des portes s'ouvraient et que toutes les bonnes volontés et les bonnes idées seront mises en avant sans laisser croire qu'ils deviendront top managers à la première bonne idée (risque de sur démotivation parce que vous ne pourrez pas avoir que des tops managers)

- Assurez vous que votre politique d'évaluation corresponde au travail collaboratif et au travail de tous les jours jamais l'un sans l'autre

- Assurez vous que d'une bonne communication simple et compréhensive par tous pour éviter le problème d'une entreprise à 2 vitesses 1.0 vs 2.0

- Assurez vous de donner le temps nécessaire à chacun de trouver sa place (tout le monde ne va pas à la même vitesse cf. motivation)

- Assurez vous que les moyens techniques mis à disposition sont suffisants (salle, matériel, connexion, licences...)

- Assurez vous que les personnes "moteur" soient suffisemment formées aux outils collaboratifs, qu'ils en connaissent parfaitement les usages et les risques et qu'ils ont la possibilité d'en parler.

Surveiller la e-réputation de son entreprise diffusée par ses employés... voire sa famille.

Je lisais récemment les conséquences d'une "mauvaise réputation" d'un employé sur FB lorsqu'une société recherche un nouveau collaborateur ici . Celui-ci me fait déjà réagir mais il faut savoir que cela peut aller beaucoup plus loin. On peut aussi imaginer des financiers, des partenaires ou même des concurrents pouvant rechercher de l'information sur l'entreprise convoitée et tomber sur des comptes de réseaux sociaux à la réputation peu fréquentable en lien avec vous. Et ce ne sont pas les exemples qui manquent, plus ou moins préjudiciables mais je vous assure que cela peut anéantir des mois voire des années d'efforts de communication. Cela peut tout aussi bien faire fondre le respect que vos employés ont envers vous et vous faire perdre votre crédibilité. Gênant non?

Soyez très vigilants à ce que vos employés (via par exemple des sites de notation d'entreprises), votre entourage et même votre famille peuvent laisser comme traces sur la toile. Pour garder le contrôle de son image et connaitre sa réputation en ce monde 2.0, il est important de mettre en place une simple veille (type fux rss ou Yahoo pipes...) sur votre nom, nom + ville, nom de la société, d'aller chercher dans les sites des réseaux sociaux les plus courants (FB, Twitter, Viadeo,Linkedin, et sur les blogs type Skyblog ou Myspace plébiscités par les jeunes ados...). Dernière chose à laquelle peu d'entre nous prêtent attention, ce sont nos centres d'intérêts sur ces réseaux ("hub" pour Viadéo, "fan" pour FB...) qui peuvent être très révélateurs d'un style de vie, ou d'un niveau de vie en complet décalage avec votre discours ou les valeurs que vous défendez au sein de votre entreprise.

Cardre or not to cadre...

Un des plus gros problème en entreprise, c'est la prise de décision. L'entreprise a besoin de décideurs, de personnes capables par expérience ou par apprentissage de prendre les bonnes décisions et à temps. Souvent, la position hiérarchique n'est pas assez forte pour que la décision soit unanimement approuvée (tant que le big boss ne l'a pas dit on ne fait pas...).

C'est un des rôles du cadre. Compétence acquise à l'école ou par l'expérience il doit savoir analyser les situations, et décider de la meilleure action à mettre en place. Les prérequis pour qu'une personne prenne une décision c'est

1/ l'expérience-connaissance,

2/ la capacité de raisonnement,

3/ la confiance de sa direction (et réciproquement).

Ces trois prérequis ne s'inventent pas et surtout ne se décrètent pas sous prétexte du passage en Entreprise 2.0. Aussi une personne obtenant une information (2.0) n'est pas forcément capable de la traiter. Alors comment se passer des "cadres" comme on l'entend un peu partout ? Comment maintenir la motivation de ces personnes lorsqu'on leur explique que maintenant tout se partage et que tout le monde peut donner son avis sur tout (étape de transition d'entreprise 1.0 à 2.0). Au delà du débat sur le statut cadre, les personnes capables de prendre des décisions (les bonnes et au bon moment) risquent de perdre leur motivation par l'absence de reconnaissance de leurs compétences dans l'entreprise 2.0. Voudront-ils transmettre et partager leur savoir faire avec tout le monde...? Certainement pas.

Leurs connaissances ont été durement acquises (travail, temps ou études), il est donc hors de question de les donner, sinon que devient leur valeur ajoutée ? L'articulation entre la connaissance acquise et le collaboratif peut trouver une réelle rupture à ce niveau. On ne peut pas rester flou sur ce sujet. Très peu d'ouvrages ou de blogs décrivent cet aspect précis. La communication à ce sujet est essentielle. Non ! tout le monde ne sera pas au même niveau parce qu'il y a besoin de toutes les strates pour appliquer une stratégie d'entreprise efficace. Chacun doit asseoir son autorité en fonction de ses capacités "manageriales". On doit donc retrouver même en entreprise 2.0 des personnes qui dirigent, des personnes qui décident, des personnes qui exécutent, et d'autres qui produisent. C'est à dire une hiérarchie, seule garante d'une efficacité, productivité. Cette hiérarchie peut bien entendu être 2.0. Elle n'est pas obligatoirement 1.0 ou ringarde.
C'est sans compter que si les cadres ont le sentiment de perdre leur autorité (par manque de confiance en générale) les employés eux, voient une véritable aubaine (certains se voient pousser des ailes voir des dents) sans en avoir forcément les compétences (risque de mauvaises décisions, risque de ne pas tenir les objectifs, etc...). Nous ne sommes pas encore arrivés en 2.0 (à peu près en 1.7) et pourtant l'ambiance est déjà tendue. Vous n'avez pas remarqué ? Regardez de plus près. Les personnes les plus qualifiées sont-elles réellement enchantées comme elles le disent quand on leur pose la question ? Rien n'est moins sûr...

Au final, les "cadres" ont leur légitimité dans une organisation sociale, même en forme collaborative. Ils doivent garder les rênes et continuer à prendre des décisions. Les renfermer sur eux-mêmes reviendrait à se tirer des balles dans les pieds. Ils doivent piloter et mettre en oeuvre la statégie d'entreprise avec l'outil 2.0.
Pas d'amalgame, le 2.0 est un outil, pas une stratégie.

C’est la saison des voeux…

Et oui c’est le temps des “bonne année” par ci, “bonne année” par là, tout le monde se fait la bise (ah pas moi j’ai la grippe) c’est la rentrée et tout le monde est de bonne humeur. Oui mais comme en politique la bienséance veut que ce soit le président qui présente ses vœux en premier. En tant que chef d’entreprise vous vous devez de transmettre vos vœux, de montrer que vous avez confiance en vos collaborateurs, que vous êtes bien là en ce jour, qu’ils peuvent compter sur vous. Faites une vraie poignée de main, bien franche en regardant dans les yeux. Même en mode 2.0 on se doit (d’ailleurs, 2.0= échange) de rester humain, proche, “friendly” voir “dady”. Ça ne coûte rien et ça peut rapporter gros (estime, motivation, reconnaissance, confiance…).

En communication externe, faute à la crise au budget et sur le compte de l’écologie, vous n’envoyez pas ou trop peu de cartes de vœux, soit. En ces temps très numériques rien n’empêche de créer (ou faire créer) des cartes de vœux numériques que l’on insère dans un e mailing à l’ancienne. Ça non plus ça ne coûte rien (ou presque) et cela évite d’oublier du monde. Ou pire, cela évite que vos collaborateurs bidouillent sans aucun sens de l’art (même primitif), sans prêter attention à vos valeurs qui vous sont propres et que vous souhaitez véhiculer. N’oublions pas que cela aussi montre que vous existez auprès des vos sous-traitants, fournisseurs, clients et pourquoi pas prospects.

Comme nous sommes des entreprises 2.0 et que nous sommes hyper connectés via tous les réseaux sociaux, il est de bon ton de formuler ses vœux à ceux qui vous suivent (rss, blog, twitte, FB…). C’est la meilleure façon de prendre la parole sans se tromper. Qui peut vous reprocher de souhaiter le bonheur de l’autre ? Vous montrerez que vous êtes vivants, joyeux, humains et surtout vous ferez la différence avec tout ceux qui restent dans leur grotte (ou selon, tour d’ivoire). Je ne sais plus qui disait ça “Think different ” mais cela a du lui réussir ;)

Bonne année 2010 @ tous